Données personnelles
🛡️ Ce document décrit l'accord de traitement des données (DPA — Data Processing Agreement) qui régit le traitement des données personnelles dans le cadre de l'utilisation de Scolaby par les établissements scolaires abonnés.
1 Parties et rôles
| Partie | Rôle RGPD | Description |
|---|---|---|
| Établissement scolaire | Responsable de traitement | Détermine les finalités et les moyens du traitement des données de ses élèves, enseignants et familles |
| IBIG SOFT | Sous-traitant | Traite les données pour le compte de l'établissement, conformément à ses instructions |
2 Données traitées
Dans le cadre de la fourniture du service Scolaby, IBIG SOFT est amenée à traiter les catégories de données suivantes pour le compte des établissements :
| Catégorie | Données | Population concernée |
|---|---|---|
| Identité | Nom, prénom, date de naissance, photo (optionnel) | Élèves, enseignants, parents, administrateurs |
| Contact | E-mail, téléphone, adresse | Administrateurs, enseignants, parents |
| Scolarité | Classe, notes, absences, bulletins, appréciations | Élèves |
| Financier | Frais de scolarité, paiements, dettes | Élèves / familles |
| Professionnel | Poste, contrat, salaire, présences | Personnel de l'établissement |
| Technique | Logs de connexion, adresse IP | Tous les utilisateurs |
3 Engagements d'IBIG SOFT (sous-traitant)
IBIG SOFT s'engage à :
- Ne traiter les données que sur instruction documentée de l'établissement ;
- Garantir la confidentialité des données par des mesures techniques et organisationnelles appropriées ;
- Ne pas sous-traiter à un tiers sans accord préalable de l'établissement ;
- Notifier l'établissement de toute violation de données dans un délai de 72 heures ;
- Assister l'établissement dans l'exercice des droits des personnes concernées (accès, rectification, effacement) ;
- Supprimer ou restituer toutes les données à la fin du contrat ;
- Mettre à disposition les informations nécessaires à la démonstration du respect de ces obligations.
4 Mesures de sécurité
- 🔐 Chiffrement en transit : TLS 1.3 pour toutes les communications
- 💾 Chiffrement au repos : données sensibles chiffrées en base
- 🔑 Contrôle d'accès : authentification forte, gestion des rôles et permissions
- 📋 Journalisation : audit trail de toutes les actions sensibles
- 🔄 Sauvegardes : quotidiennes, chiffrées, testées régulièrement
- 🌐 Isolation des données : séparation stricte entre les établissements
5 Transferts de données
Les données sont hébergées sur des serveurs localisés en Europe (France). IBIG SOFT ne procède à aucun transfert de données vers des pays tiers sans garanties appropriées. Tout sous-traitant technique est soumis à des clauses contractuelles types conformes au RGPD.
6 Droits des personnes concernées
Les établissements, en tant que responsables de traitement, sont les interlocuteurs de premier niveau pour les droits des personnes (élèves, parents, enseignants). IBIG SOFT s'engage à assister les établissements pour :
- Le droit d'accès aux données ;
- Le droit de rectification ;
- Le droit à l'effacement ("droit à l'oubli") ;
- Le droit à la portabilité des données ;
- Le droit d'opposition au traitement.
Contact : contact@scolaby.com — Délai de réponse : 30 jours maximum.
7 Durée de conservation
Les données sont conservées pendant la durée du contrat d'abonnement. À la résiliation :
- L'établissement dispose de 3 mois pour exporter ses données ;
- Passé ce délai, les données sont supprimées définitivement ;
- Les données de facturation sont conservées 10 ans (obligation légale comptable).
8 Contact DPO
Pour toute question relative à la protection des données : contact@scolaby.com — objet : "Données personnelles — [nom de l'établissement]".